Capaciteitsmanagement voor projecten

De meeste organisaties hebben niet te weinig ideeën. Ze hebben te weinig mensen om ze allemaal tegelijk uit te voeren — en dat wordt meestal pas duidelijk nadat er al iets is toegezegd, niet ervoor.

Capaciteitsmanagement gaat over die ene vraag: hebben we hier ruimte voor, en wanneer weten we dat zeker genoeg om er iets mee te doen. Dat is een andere vraag dan wie er wanneer werkt — dat laatste is roostering, en dit is dat niet.

De vraag die dit probeert te beantwoorden

Elke organisatie die meer dan een handvol projecten tegelijk draait, kent het patroon: er wordt ja gezegd tegen een project omdat het een goed idee is, niet omdat iemand heeft nagerekend of er die maand nog mensen over zijn. Capaciteitsmanagement legt die twee dingen naast elkaar — de vraag naar mensen en het aanbod eraan — voordat het te laat is om er nog iets aan te veranderen.

Wat het niet is: een rooster. Er staat nergens wie er dinsdag om negen uur werkt. Er staat wel hoeveel uur iemand deze maand beschikbaar is, tegenover hoeveel uur er aan werk op hem of haar wacht.

Hoe vraag en aanbod worden vastgelegd

Het aanbod leg je vast in een los onderdeel — resourcemanagement, de operationele laag onder capaciteitsmanagement — als een profiel per persoon: hoeveel uur per week, en welk percentage daarvan beschikbaar is voor projectwerk. Beide beheer je zelf.

Dat profiel is een momentopname, geen rooster over tijd. Wijzig je iemands beschikbaarheid, dan overschrijft dat het vorige percentage — je kunt niet vastleggen dat iemand in het eerste kwartaal voor honderd procent beschikbaar is en in het tweede voor de helft, zonder het halverwege zelf aan te passen.

Verlof en feestdagen tel je wél mee: vastgelegde afwezigheid en feestdagen verlagen de beschikbare uren in die periode. Het basisprofiel zelf blijft één percentage, geen rooster over tijd. En er is geen koppeling met vaardigheden — het systeem weet hoeveel uur er is, niet wie welk werk aankan.

Waarom "hebben we hier ruimte voor" twee verschillende antwoorden heeft

Dit is het scherpste punt van het hele onderwerp, en het is eerlijker om het meteen te noemen.

Er zijn twee plekken waar capaciteit wordt afgezet tegen vraag, en ze rekenen niet hetzelfde.

Het capaciteitsdashboard telt de uren die al aan echte, besloten projecten hangen — en zet die goed tegen elkaar af: claimt project A al honderd uur van iemands tijd, dan telt dat mee vóórdat er naar een nieuw project wordt gekeken.

Het overzicht dat een idee vóór het besluit naast de beschikbare capaciteit legt, doet dat niet. Het kijkt naar de totale beschikbare uren van een bedrijfsonderdeel, zonder daar het werk van al toegezegde projecten van af te trekken — en zonder te kijken of een ander idee dezelfde uren al claimt. Twee ideeën die allebei tachtig procent van dezelfde capaciteit vragen, lezen allebei als haalbaar.

Dat is geen slordigheid — het is hoe de berekening vandaag werkt. Het is de reden waarom "haalbaar" op het moment van een besluit iets anders betekent dan "er is daadwerkelijk ruimte".

Wat je ermee ziet

Het capaciteitsdashboard toont zowel uren als een percentage, met een kleurindeling van onderbenut tot overbezet — per persoon, per week, maand of kwartaal.

Bij het beoordelen van een idee zie je of de gevraagde uren, per bedrijfsonderdeel, passen binnen wat er nog beschikbaar is, en ideeën worden mede op basis daarvan gerangschikt naast prioriteit en deadline.

Er zijn ook wat-als-scenario's: je verkent het effect van een andere planning of een hypothetische extra vraag, zonder dat er al iets is vastgelegd. Zo'n capaciteitsscenario kun je bewaren om later terug te pakken — de invoer blijft staan, het resultaat bereken je opnieuw als je hem opent.

Wat capaciteitsmanagement hier niet doet

Er is een melding beschikbaar, en die is optioneel: via de instellingen zet je een dagelijkse controle aan die een e-mail stuurt naar de persoon zelf, de resourcemanager, of beide, zodra iemand over de grens gaat. Die controle staat per organisatie standaard uit — wie hem niet aanzet, ziet een overbelasting nog steeds alleen door zelf het dashboard te openen. En wat de controle niet doet, blijft ongewijzigd: ze signaleert een overbelasting die er al is. Iemand inplannen terwijl diegene al over de grens zit, blijft mogelijk — de melding maakt het zichtbaar, ze grijpt niet in.

En er is geen signaal dat een profiel verouderd is. Is iemand drie maanden geleden vertrokken en staat het profiel er nog, dan telt dat gewoon mee tot iemand het handmatig aanpast.

Hoe je dit bij je eigen organisatie herkent

Je hoeft geen enkel scherm te openen om te weten of dit bij jou speelt.

Weet je nu, zonder te bellen, hoeveel ruimte er deze maand nog is bij het team dat het meest gevraagd wordt?
Als er twee projecten tegelijk om dezelfde mensen vragen, ziet iemand dat vóór beide zijn toegezegd, of pas als de eerste al vertraging oploopt?
Is er iemand wiens beschikbaarheid al maanden niet is bijgewerkt, terwijl zijn rol wel is veranderd?

Bij twee van de drie "nee" zit het probleem niet in een gebrek aan overzicht — het zit erin dat niemand ernaar hoeft te kijken tot het al misgaat.

Waar capaciteit precies in de bredere keten van strategie naar uitvoering past, staat in de gids van strategie naar uitvoering. Meer over dit onderwerp staat in de kennisbank. Ben je zelf resource- of lijnmanager, dan staat op de pagina voor resource- en lijnmanagers hoe dit concreet werkt voor je eigen team.