Projecten prioriteren

Tachtig aanvragen, ruimte voor twaalf. Iedereen kan zo'n lijst sorteren op een score. Het lastige zit niet in het sorteren — het zit in kunnen uitleggen, een half jaar later, waarom precies déze twaalf de goede keuze waren.

Migreat! van Promigion maakt onderscheid tussen twee dingen die vaak door elkaar lopen: hoe gezond een idee eruitziet, en wie er daadwerkelijk voor kiest. Het eerste is een score. Het tweede is een besluit. Alleen het tweede is een keuze die je moet kunnen verantwoorden.

Waarom een ranking het probleem niet oplost

Bijna elke organisatie heeft al iets om aanvragen langs te leggen: een puntensysteem, een intakeformulier met wegingsvragen, een vast werkgroepoverleg. Toch verandert dat zelden iets aan het patroon hierboven, om twee redenen.

De uitkomst van zo'n exercitie is namelijk zelden nog actueel op het moment dat de knoop echt wordt doorgehakt — er is intussen weer een nieuwe aanvraag bijgekomen, of niemand heeft de lijst de laatste tijd bijgewerkt. En zelfs een actuele ranking is nog geen besluit: die zegt wat de moeite waard lijkt en in welke volgorde, niet wie er verantwoordelijk voor tekent. Dat laatste gebeurt vaak apart, en vaak informeel — waarna er niets overblijft dat vastlegt wie welke keuze maakte en waarom.

Beide problemen hebben dezelfde oorzaak: er is geen vaste plek waar het ene overgaat in het andere.

Wat Migreat! hier vandaag al doet

Elk idee krijgt drie scores, automatisch berekend: volledigheid, kans van slagen en strategische bijdrage. De score is een gezondheidscheck, geen besluit — hij zegt wat er nog ontbreekt, niet wie ervoor kiest. Hoe hij is opgebouwd, staat op de pagina over van idee naar project.

Wat een idee daadwerkelijk verder brengt, is iets anders: een besluit, met een eigen plek in het systeem. Er is één beoordelaar met naam, een verplichte reden bij afwijzing, en een besluit dat, eenmaal genomen, niet meer verandert — er komt een nieuw besluit bij, het oude verdwijnt niet. Diezelfde pagina beschrijft precies hoe dat werkt.

Het verschil is waar dit stuk om draait: een score vertelt je hoe een idee ervoor staat. Een besluit is de plek waar "waarom deze wel en die andere niet" een antwoord krijgt dat over zes maanden nog klopt.

Wat dit niet automatisch voor je doet

Migreat! beoordeelt elk idee op zichzelf. Er is geen scherm waar je tachtig ideeën naast elkaar legt en er in één keer twaalf van goedkeurt — elk besluit is een eigen aanvraag, met een eigen beoordelaar en een eigen record. Dat is bewust: wie voor idee A kiest hoeft niet dezelfde persoon te zijn, of dezelfde overweging te hebben, als wie voor idee B kiest.

Dat betekent wel dat de keuze wélke tachtig ideeën je in welke volgorde laat beoordelen, bij jouw organisatie blijft liggen. Migreat! maakt elke afzonderlijke keuze navolgbaar; de vergelijking tussen ideeën onderling maakt het niet voor je.

Hoe je dit bij je eigen organisatie herkent

Je hoeft geen enkel besluit na te trekken om te weten of dit bij jou speelt.

Kun je van een project dat vorig kwartaal is goedgekeurd opzoeken wie daarvoor tekende en waarom — of moet je het navragen?
Is er weleens een idee afgewezen zonder dat er een reden op schrift staat?
Als een beoordeling blijft liggen, merkt iemand dat vanzelf, of pas als de aanvrager erover begint?

Op één van de drie "nee" is normaal. Op alle drie betekent het dat prioriteren bij jou een gesprek is, geen proces.

Waarom deze schakel — van prioritering naar besluit — in de meeste organisaties mondeling blijft hangen, staat in de gids van strategie naar uitvoering. Meer over dit onderwerp staat in de kennisbank.