Van idee naar project

De meeste organisaties hebben geen tekort aan ideeën. Ze hebben een tekort aan besluiten — en aan een plek waar je kunt terugzien wie wat besloot, wanneer, en waarom.

Migreat! van Promigion legt dat stuk vast: hoe een aanvraag binnenkomt, hoe hij wordt beoordeeld, en hoe er een besluit op valt dat blijft staan. Hieronder staat wat het doet. Wat het niet doet, staat er halverwege ook.

Wat er tussen idee en project gebeurt

De weg van aanvraag naar project loopt in vaste volgorde:

1. Iemand dient een idee in.
2. Het idee krijgt een status, en kan getypeerd worden op twee assen.
3. Het krijgt drie scores, die zeggen wat er nog ontbreekt.
4. Er wordt een besluit aangevraagd bij een met naam genoemde beoordelaar.
5. Die beslist — goedkeuren, of afwijzen met een reden. De aanvrager kan het verzoek intrekken zolang er nog niet besloten is.
6. Pas na een goedkeurend besluit kan het idee een project worden.

Die laatste stap is geen werkafspraak maar een grendel: zonder goedgekeurd besluit is omzetten naar een project niet mogelijk.

Wat je ermee doet

Twee vaste assen, met je eigen waarden erin

Elk idee kun je typeren op twee assen: de werkvorm — project, wijziging, beheer — en de aanleiding, bijvoorbeeld verbetering, innovatie of wetgeving.

Die twee assen liggen vast in het product. De waarden eronder niet: welke werkvormen en aanleidingen jouw organisatie kent, richt je zelf in. Beide assen zijn optioneel, en er is met opzet geen standaardwaarde — een standaard zou elk idee stempelen met iets wat niemand gekozen heeft, en dan meet je in de rapportage je eigen instelling in plaats van de werkelijkheid. Wat niet getypeerd is, valt zichtbaar in een aparte categorie.

Statussen die bij jouw proces passen

De trechter kent vijf vaste fases, van concept tot omgezet of afgewezen. Wat je zelf inricht zijn de statussen die je daarop legt: je maakt ze aan, hernoemt ze, zet ze in de volgorde die bij jouw proces past, en wijst er één aan als beginstatus. Elke status koppel je aan één van de fases. Eén fase kun je niet handmatig toekennen: omgezet volgt uit het daadwerkelijk aanmaken van het project.

Verwijderen kan zolang een status niet ingebouwd is, niet de beginstatus is, en niet in gebruik. Er blijft er altijd minstens één actief. De interne code van een status ligt na aanmaken vast — de naam kun je wel wijzigen, zodat je later iets kunt hernoemen zonder de historie te breken.

Een score die zegt wat er ontbreekt

Elk idee krijgt drie scores: volledigheid, kans van slagen en strategische bijdrage. De formule daarachter ligt vast in het product.

Belangrijker dan het getal is wat eronder staat. Bij elk idee zie je welke velden nog ontbreken — een ontbrekende schatting, een ontbrekend strategisch thema — zodat een lage score een lijstje werk is en geen oordeel. Er is daarnaast een AI-inschatting van de slaagkans, beschikbaar in omgevingen waar de AI-onderdelen aan staan. Die staat naast de berekende scores, niet in plaats ervan.

Een besluit met een naam eraan

Een beoordeling is geen mailtje. Je vraagt een besluit aan bij een specifieke persoon, met een datum waarop het er moet zijn. Die persoon kan het doorgeven aan iemand anders, en dat blijft zichtbaar.

Loopt de datum tegen het einde, dan gaat er automatisch een herinnering uit — standaard drie dagen van tevoren. Verstrijkt de datum alsnog, dan wordt het opgeschaald naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor het portfolio, de beoordelaar zelf niet meegerekend. Die controle draait één keer per nacht en beslist zelf niets; hij zorgt alleen dat niemand kan zeggen dat hij het niet wist.

Er staat per idee hooguit één besluit open. Afwijzen kan niet zonder reden op te geven. En een genomen besluit blijft staan zoals het genomen is — je kunt een nieuw besluit vragen, maar het oude niet herschrijven.

Wat Migreat! niet doet

• Geen batenmanagement. Je legt een verwachte waarde vast als vrije tekst, en er wordt niet op gestuurd of afgerekend.
• Geen kansgewogen prognose. Een idee telt in een doorkijk voor honderd procent mee of het telt niet mee.
• Geen scoremodel dat je zelf instelt. De weging ligt vast in het product; wat een client meestuurt wordt aan de serverkant overschreven.
• Geen export uit het ideeëntrechter-rapport. De andere rapportages leveren PDF, dit rapport niet.
• Geen portaal voor indieners of externe belanghebbenden. Wie een besluit neemt, is een gebruiker binnen je eigen organisatie.
• Geen chatbot of copiloot. De AI-onderdelen zijn adviserend: ze nemen geen besluit en voeren niets uit.
• Geen publieke klant-API en geen webhooks.

In welk pakket

Ideeën, de ideeëntrechter, de classificatie en de besluitvorming zijn onderdelen van het Enterprise-pakket — het beheer ervan, wel te verstaan. De labels die eruit voortkomen zijn zichtbaar voor iedereen die kan inloggen.

Projecten, tijdlijnen, afhankelijkheden en projectgezondheid zitten in elk pakket.

Actuele prijzen staan op de prijzenpagina.

Verder lezen

Hoe dit samenhangt met het sturen op het portfolio als geheel, staat op de pagina over portfoliomanagement-software. Alle onderdelen op een rij staan bij wat Migreat! doet. Voor het vakgebied zelf, los van dit product: wat projectportfoliomanagement is. Waarom een besluit in de praktijk zo vaak informeel blijft, en wat een keten van thema tot uitvoering nodig heeft, staat in de gids van strategie naar uitvoering. Waarom het onderscheid tussen een score en een besluit ertoe doet zodra je moet verantwoorden welke aanvragen wel doorgingen, staat in de gids projecten prioriteren. Dat AI hierin altijd adviseert en nooit automatisch handelt, staat centraal in de gids AI in portfoliomanagement.