Voortgangsrapportage

Een stuurgroep die naar een projectstatus vraagt, krijgt meestal een dia. Iemand heeft die dia de avond ervoor gemaakt, op basis van wat hij zich nog herinnerde en een paar tabbladen die hij kon terugvinden. Tegen de volgende stuurgroep weet niemand meer zeker of het beeld van toen nog klopte.

Migreat! van Promigion bouwt dat rapport uit gegevens die al in het systeem staan — risico's, issues, opleveringen, financiën per fase — in plaats van uit iemands geheugen.

Wat een statusrapport eigenlijk moet doen

Het probleem met de meeste voortgangsrapportages is niet dat er te weinig in staat. Het is dat het rapport bij elke stuurgroep opnieuw wordt opgebouwd, door wie er toevallig tijd voor had, uit bronnen die intussen alweer zijn veranderd. Risico's leven in iemands hoofd of inbox. De "status" is een kleur die iemand vlak voor de vergadering heeft gekozen.

Een rapport dat rechtstreeks uit het systeem komt, heeft dat probleem niet: het toont wat er op dat moment vastligt, niet wat iemand zich herinnert.

Wat er in het rapport staat

Er zijn twee versies, en in het product hebben ze allebei al een naam: het projectdashboard, voor de stuurgroep die één project wil bespreken, en het portfoliodashboard — één regel per project — voor wie in één oogopslag wil zien welke projecten aandacht nodig hebben. Het zijn twee van de vier rapportages die in elk pakket zitten; het volledige overzicht van alle zes staat op de pagina over portfoliomanagement-software.

Het overzicht per project trekt uit aparte registers in het systeem: risico's, issues — inclusief een reactiedraad per issue — en de opleveringen per fase. Dat zijn geen losse notities; het zijn eigen onderdelen, met een eigen status.

Voor issues wordt er ook echt iets berekend, niet handmatig gezet: een openstaand issue met impact zet de indicator op rood, een opgelost issue op groen. Op het portfoliobrede overzicht geldt hetzelfde principe voor afhankelijkheden tussen fases: loopt een fase alvast, terwijl iets waar die fase van afhangt nog niet is afgerond, dan slaat die indicator om naar rood.

Daarnaast staat er een financieel overzicht per fase — begroot, gerealiseerd, verwacht restant en verwacht totaal — opgebouwd uit de onderliggende rekenregels, niet uit één handmatig ingevoerd getal.

Wat je zelf instelt, en wat vastligt

Op het portfoliobrede overzicht kies je zelf welke kolommen je ziet, en die keuze bewaar je als je eigen voorkeur. Dat werkt alleen op het portfolio-overzicht; het overzicht per project heeft die kolomkeuze niet.

Wat niet instelbaar is: de statussen en categorieën van risico's en issues liggen vast in het product. Dat is een ander soort veld dan bijvoorbeeld de statussen in de ideeëntrechter, die je zelf inricht — hier kies je uit een vaste lijst.

Wat het rapport niet is

Wat er in Migreat! verder nog wel en niet als aparte lijst bestaat naast risico's en issues, en waarom een aannamesregister ontbreekt, staat op de pagina over portfoliomanagement-software.

Het rapport verstuurt zichzelf niet. Je genereert het op het moment dat je het nodig hebt; er gaat niets automatisch op een vaste dag de deur uit.

Het exporteert alleen naar PDF.

En dit rapport zit niet achter een pakketgrens: in tegenstelling tot het strategisch portfolio-overzicht is het beschikbaar voor iedereen die kan inloggen, ongeacht welk pakket je hebt.

Hoe je dit bij je eigen organisatie herkent

Je hoeft geen rapport te genereren om te weten of dit bij jou speelt.

Zoek je een risico op uit een project van vorige maand, vind je dan een record, of moet je het aan iemand vragen?
Verschilt de status die de stuurgroep ziet van wat er in het systeem staat, omdat de dia een week oud is?
Kun je van een issue teruglezen wanneer het is opgelost, of staat er alleen de laatste update?

Op één van de drie "nee" is normaal. Op alle drie betekent het dat het rapport meer een verhaal is dan een systeem.

Waarom een rapportage dezelfde gegevens moet gebruiken als de plek waar een besluit viel, staat in de gids van strategie naar uitvoering. Meer over dit onderwerp staat in de kennisbank. Ben je zelf project- of programmamanager, dan staat op de pagina voor project- en programmamanagers wat dit concreet scheelt in statuswerk.