Portfoliomanagement-software

Projectportfoliomanagement gaat over één vraag: welke projecten doe je wél, met welke mensen, en waarom juist die. Software beantwoordt die vraag niet voor je. Wat hij wel kan, is zichtbaar maken waarop je hem beantwoordt.

Migreat! van Promigion zet de schakels van die keten in één omgeving: het idee, de strategie waaraan het bijdraagt, de capaciteit die het kost, en het project dat eruit volgt. Hieronder staat wat het doet. Wat het niet doet, staat er halverwege ook — dat is geen bescheidenheid, maar de snelste manier om te zien of dit bij je past.

Van thema tot project

De ruggengraat van portfoliosturing in Migreat! is een ketting van vier schakels, en die ketting is opzettelijk kort.

Een strategisch thema is een richting die je organisatie kiest. Het draagt een naam en een omschrijving, en verder niets: geen streefwaarde, geen KPI, geen tijdshorizon. Daaronder kunnen strategische doelen hangen, maar een doel kan ook op zichzelf staan. Ook een doel is naam plus omschrijving.

Die karigheid is een keuze. Een thema is bedoeld om aan te koppelen, niet om aan te meten. Zowel ideeën als projecten kunnen aan meerdere thema's en doelen worden gekoppeld. Vanuit een idee of een project zie je meteen waaraan het bijdraagt; de andere kant op is het een rapportagevraag, geen doorklik.

Wat een thema wel en niet is, staat op de pagina over strategische thema's en doelen.

Wat daar doorheen loopt zijn ideeën, die — als het zover komt — een project worden. Projecten kun je bundelen in een programma, en een programma is precies dat: een naam waaronder samenhangende projecten staan. Het heeft geen eigen budget, geen eigen datums en geen eigen status.

Wat je ermee doet

Ideeën beoordelen in plaats van verzamelen

De trechter kent vijf vaste fases, van concept tot omgezet of afgewezen. Die vijf liggen vast in het product.

Wat je zelf inricht zijn de statussen die je daarop legt. Je maakt je eigen statussen aan, hernoemt ze, zet ze in de volgorde die bij jouw proces past, wijst er één aan als beginstatus, en zet ze op non-actief of verwijdert ze als ze niet meer gebruikt worden. Eén fase kun je niet handmatig toekennen: omgezet volgt uit het daadwerkelijk aanmaken van het project.

Elk idee krijgt drie scores — volledigheid, kans van slagen, en strategische bijdrage. De formule daarachter ligt vast en is niet in te stellen. Wat belangrijker is: de score legt zichzelf uit. Bij elk idee staat welke velden nog ontbreken, van een ontbrekende schatting tot een ontbrekend thema, zodat een lage score een actielijst is en geen oordeel.

Hoe een aanvraag daarvoor binnenkomt en wie erover beslist, staat op de pagina over van idee naar project.

Capaciteit als rekensom, niet als gevoel

Per persoon en per periode zet Migreat! de beschikbare uren naast de geplande uren, en deelt de uitkomst in vijf banden in: onderbenut, optimaal, opletten, overbezet, en geen capaciteit vastgelegd. Die laatste band is er omdat "nul beschikbare uren" iets anders is dan "rustig".

Eén detail verdient het om genoemd te worden, omdat het de cijfers uitlegbaar houdt: geplande uren zonder datum tellen wél mee in het totaal, maar niet in de bandindeling. Anders zou werk zonder planning een periode rood kleuren waarin het misschien helemaal niet valt.

Naast de actuele stand kun je wat-als-scenario's bouwen: een kopie van de situatie waarin je schuift met uren en datums, om te zien wat er dan gebeurt. Een scenario kun je bewaren, dupliceren en vergelijken — of alleen doorrekenen zonder het op te slaan.

In het product heet dit onderdeel Capaciteitsplanning. In deze tekst houden we capaciteitsmanagement aan, omdat dat de bredere activiteit is waar de planning een onderdeel van is. Hoe dat er in detail uitziet — inclusief de bedrijfsonderdeel-weergave en de meldingen bij overbezetting — staat op de pagina over capaciteitsmanagement.

Afhankelijkheden waar ze echt zitten

Afhankelijkheden leg je vast tussen fases, niet tussen hele projecten — omdat dat is waar ze in de praktijk zitten. Schuift er een fase, dan laat het impactpaneel zien wat er verderop geraakt wordt, met per geraakt item de concrete reden erbij. De ernst is dus navolgbaar, en het is geen zwarte doos.

Projectgezondheid met vier waarden

De gezondheid van een project kent vier waarden: groen, blauw, amber en rood. Blauw is geen tussenstap tussen groen en amber — het betekent afgerond. Het is een lifecyclewaarde, geen ernstniveau, en je zet hem zelf.

Rapportages

Vier rapportages zitten in elk pakket: een projectoverzicht, een portfoliodashboard, een projectdashboard en een gantt-weergave. Met Enterprise komen daar het strategisch portfolio-overzicht, het ideeëntrechter-rapport en het capaciteitsrapport bij.

Alles exporteer je als PDF, met twee uitzonderingen: het ideeëntrechter-rapport heeft geen export, en het capaciteitsrapport is daarnaast ook als Excel-bestand of CSV te downloaden. Het volledige overzicht van alle zeven rapportages staat op de pagina over dashboards en rapportages.

Wat Migreat! niet doet

• Geen koppeling met Power BI.
• Geen vaardighedenmodel. Capaciteit rekent met uren en beschikbaarheid, niet met wie wat kan.
• Overbezetting wordt zichtbaar gemaakt, niet tegengehouden. Het systeem weigert geen planning.
• Geen netwerkdiagram van afhankelijkheden tussen projecten — er is een impactpaneel en een ketenlijst, geen grafiek.
• Geen roadmapweergave, en geen RAID-log: risico's, issues, acties en besluiten zijn aparte lijsten, en een aannamesregister ontbreekt.
• Geen chatbot of copiloot. De AI-onderdelen zijn adviserend: ze nemen geen besluit en voeren niets uit.
• Geen publieke klant-API, en geen dashboards die je zelf sleepend samenstelt.

In welk pakket

Niet alles hierboven zit in elk pakket, en dat verschil loopt precies langs de onderdelen die dit tot portfoliomanagement maken.

Ideeën, strategische thema's, strategische doelen en capaciteitsmanagement zitten in het Enterprise-pakket. Daaronder vallen ook de ideeëntrechter en de scenario's, plus drie van de zeven rapportages: het strategisch portfolio-overzicht, het ideeëntrechter-rapport en het capaciteitsrapport.

Projecten, programma's, afhankelijkheden, projectgezondheid en de vier overige rapportages zitten in elk pakket.

Dat onderscheid staat hier omdat het uitmaakt: wie op deze pagina afkomt voor portfoliosturing, komt af op de onderdelen die in Enterprise zitten.

Actuele prijzen per pakket staan op de prijzenpagina.

Verder lezen

Alle onderdelen op een rij staan bij wat Migreat! doet. Losse onderdelen die niet op deze pagina passen, staan stuk voor stuk in de functiecatalogus. Hoe de twee dashboardrapportages er in de praktijk uitzien, staat in de gids voortgangsrapportage. Hoe risico's, issues, acties en besluiten worden bijgehouden, staat op de pagina over acties en besluiten; waar AI daarbinnen wordt ingezet, staat op de pagina over AI in Migreat!. Wil je eerst het vakgebied zelf, los van dit product: wat projectportfoliomanagement is staat in de kennisbank. Werk je al met Microsoft Planner of To Do, dan staat op de pagina over de Planner & To Do-integratie hoe een actie daaraan koppelt. Plan je nu in Microsoft Project? Bekijk hoe Migreat! zich verhoudt.