Wat kost portfoliomanagement-software?

"Prijs vanaf" is de makkelijkste zin om te schrijven en de moeilijkste om aan te houden. Bijna elke leverancier van portfoliomanagement-software noemt een instapprijs, en bijna niemand betaalt uiteindelijk dat bedrag — niet omdat het bedrag onjuist is, maar omdat het bij een andere vraag hoort dan de vraag die je eigenlijk stelt.

Hoe dit soort software meestal geprijsd wordt

Er zitten twee losse assen in de meeste prijsmodellen, en ze worden vaak door elkaar gehaald.

De eerste is: waar reken je op af? Sommige leveranciers rekenen per gebruiker, zoals bij bredere projectmanagement-tools waar iedereen die aan een project werkt inlogt. In portfoliomanagement specifiek is een vast bedrag per organisatie minstens zo gebruikelijk — logisch, want een portfolio-overzicht is bedoeld voor een kleinere groep besluitvormers, niet voor iedereen die aan een project meewerkt. Wat je betaalt hangt dan niet af van hoeveel mensen inloggen, maar van welk pakket je kiest.

Dat is de tweede as: pakketten die oplopen in wat ze bevatten. De duurdere onderdelen — sturen op strategie, capaciteit over de hele organisatie, ideeën beoordelen vóór ze een project worden — zitten meestal in het hoogste pakket, terwijl projecten bijhouden en rapporteren vaak al in het instappakket zit.

Waar het bedrag op de website afwijkt van wat je uiteindelijk betaalt

Vier plekken waar het verschil meestal ontstaat, in willekeurige volgorde.

Contractduur. Een aantrekkelijke maandprijs geldt vaak alleen bij een jaarcontract of langer. Opzeggen binnen het jaar kan een fors hoger bedrag betekenen, of gewoon niet mogelijk zijn.

Onderdelen die los blijken te staan. Een pakket dat compleet oogt totdat blijkt dat één specifiek onderdeel — vaak juist het onderdeel waarvoor je kwam kijken — een aparte module is met een eigen prijs.

Implementatie en overzetten. Bij sommige leveranciers een aparte, soms forse rekening. Bij andere hoort het bij het abonnement, of doe je het zelf met een import-tool. Dit verschil staat zelden op de prijspagina zelf.

"Neem contact op" bij opschalen. Een prijs die helder is tot een bepaald aantal projecten of gebruikers, en daarna verdwijnt achter een offerteaanvraag.

Wat je een leverancier het beste rechtstreeks vraagt

Drie vragen die sneller duidelijkheid geven dan de prijspagina zelf.

Rekent de leverancier per gebruiker, of één vast bedrag voor de hele organisatie — ongeacht hoeveel mensen er inloggen?
Wat verandert er in de prijs als je na een jaar wilt stoppen in plaats van doorgaan?
Is er een aparte rekening voor het overzetten van je huidige projectenlijst, of hoort dat bij het abonnement?

Waar Migreat! in dit plaatje past

Migreat! van Promigion werkt met pakketten die oplopen in wat ze bevatten, tegen een vast bedrag per organisatie — niet per gebruiker. Welke onderdelen in welk pakket zitten, staat op de pagina over portfoliomanagement-software.

Er staat op dit moment geen prijslijst online. Het juiste pakket hangt af van welke onderdelen je nodig hebt, niet van hoeveel mensen inloggen — dat gesprek voer je het beste rechtstreeks. Wat de overstap wél niet vereist, is een leverancier die het voor je overzet: er is een import-tool voor je bestaande projectenlijst.

Wanneer een spreadsheet nog volstaat en wanneer een PPM-tool zich pas terugverdient, staat in de gids wat is projectportfoliomanagement. Meer over dit onderwerp staat in de kennisbank.